Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa annetaan tietoa siitä, miten Energiavalmennus Oy käsittelee henkilötietojasi, jos olet Energiavalmennus Oy:n asiakas tai mahdollinen asiakas, asiakkaan tai mahdollisen asiakkaan edustaja, yhteistyökumppani tai yhteistyökumppanin edustaja taikka osallistut Energiavalmennus Oy:n valmennukseen. Tämä seloste on viimeksi päivitetty 28.8.2020.  

 

1. Kuka käsittelee tietojasi? 

Energiavalmennus Oy 

Y-tunnus 2866200-6 

Mikonkatu 9 

00100 Helsinki 

2. Keneen voit olla yhteydessä tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä? 

 

Heli Backman 

Puhelin 0405373752 

heli@energiavalmennus.fi 

 

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme? 

Käsittelemme sinusta seuraavia perustietoja: 

  • etu- ja sukunimi 

  • tehtävänimike / titteli 

  • työnantaja / yritys 

  • yrityksen toimipaikka ja osoite ja www-osoite 

  • puhelinnumero 

  • sähköpostiosoite 

  • profiililinkki sosiaalisen median palveluissa 

  • äidinkieli 

  • tiedot tapaamisista ja muu viestintä kanssasi 

Jos olet asiakkaamme tai mahdollinen asiakkaamme taikka asiakkaamme tai mahdollisen asiakkaamme edustaja taikka valmennukseemme osallistuva, käsittelemme myös seuraavia tietoja: 

  • tietoja osallistumisaktiivisuudesta järjestämiimme tapahtumiin ja kyselytutkimuksiin 

  • tietoja uutiskirjetilauksista 

  • tietoja markkinointisuostumuksista – ja kielloista 

Jos olet asiakkaamme tai asiakkaamme edustaja, käsittelemme lisäksi seuraavia tietoja: 

  • tietoja ehdotetuista ja tilatuista palveluistamme ja niiden muutoksista 

  • palveluihimme ja niiden toteuttamiseen liittyviä tietoja 

  • laskutukseen liittyvät tiedot 

Jos osallistut valmennukseemme käsittelemme edellä mainittujen tietojen lisäksi seuraavia tietoja: 

  • koulutus 

  • suostumuksellasi persoonallisuusprofiilin ja tiimiprofiilin tekemistä ja niiden pohjalta toteutettavaan yksilö- tai tiimi coachingin toteuttamiseen liittyviä tietoja. Nämä tiedot kerätään Integrative Enneagrammi -työkalun kyllä-ei tyyppisellä kyselyllä. 

Mikäli vierailet verkkosivustollamme, voimme suostumuksellasi käsitellä evästeiden avulla kerättäviä tietoja kuten esimerkiksi verkkosivustollamme suorittamistasi aktiviteeteista, kuten dokumentin latauksista, katsomistasi sivuista ja täyttämistäsi lomakkeista. 

4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme Henkilötietojasi? 

Jos olet asiakkaamme, asiakkaamme edustaja, yhteistyökumppani tai yhteistyökumppanimme edustaja käsittelemme henkilötietojasi sopimuksemme täytäntöön panemiseksi / valmistelemiseksi. 

Voimme käsitellä henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin, palveluistamme tai tapahtumistamme tiedottamiseen sekä liiketoimintamme ja palveluidemme analysointiin, suunnitteluun ja kehittämiseen. Tällöin käsittelyperusteena ovat asiakassuhteeseemme tai mahdolliseen asiakassuhteeseemme perustuvat oikeutetut edut. Käsittelyperusteena voi olla myös suostumus, jos olemme pyytäneet suoramarkkinointiin suostumuksesi tai olet tilannut uutiskirjeemme. 

Jos olet valmennettava, käsittelemme suostumuksellasi tietojasi persoonallisuus- ja tiimiprofiilin tekemiseksi. Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa ilmoittamalla siitä kohdan 2 yhteyshenkilölle, jolloin kaikki persoonallisuusprofiiliin liittyvät tiedot poistetaan järjestelmistämme. 

5. Mistä saamme henkilötietosi? 

Saamme pääsääntöisesti tiedot sinulta tai edustamaltasi yritykseltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa sinä tai edustamasi yritys luovutatte tietojanne. 

Voimme kerätä, tallettaa ja päivittää tietojasi myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä keräämällä tietoa julkisista lähteistä tai edustamasi yrityksen verkkosivuilta.. 

6. Kenelle luovutamme henkilötietojasi? 

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille, paitsi Suomen lainsäädännön tai viranomaisten niin edellyttäessä. 

Voimme hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi meidän lukuumme: 

  • IT-järjestelmätoimittajat ja muut IT-palveluiden toimittajat, 

  • laskutuspalvelujen tarjoajat, 

  • viestintäpalveluiden tarjoajat, 

  • verkkosivustojen ylläpidon palveluntarjoajat, 

  • markkinointipalveluiden tarjoajat ja 

  • persoonallisuus- ja tiimiprofiilien tekemisessä käytettävät palveluntarjoajat. 

7. Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n ja ETA:n ulkopuolelle? 

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietojasi EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai Euroopan komission vastaavuuspäätöksen perusteella. 

8. Yhteisrekisterinpitäjät 

Olemme Facebook Irelandin kanssa yhteisrekisterinpitäjiä yhteisösivujemme osalta. Olemme tehneet Facebook Irelandin kanssa Rekisterinpitäjiä koskevan Lisäyksen (https://www.facebook.com/legal/controller_addendum) määrittääksenne tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden noudattamista koskevat vastuumme yhteiskäsittelyyn liittyen. Olemme sopineet, että annamme sinulle tässä kohdassa annetut tiedot sekä sopineet, että meidän ja Facebook Irelandin välillä Facebook Ireland on velvollinen mahdollistamaan tietosuoja-asetuksen 15–20 artiklojen mukaisten oikeuksiesi toteuttamisen Facebook Irelandin säilyttämiin henkilötietoihisi liittyen. Facebook Irelandin ja facebook Irelandin tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat saatavilla Facebook Irelandin tietokäytännöstä osoitteessa https://www.facebook.com/about/privacy. Kun tulet Facebook -yhteisösivullemme verkkosivuillamme olevan Facebook -linkin kautta tai vierailet, tykkäät tai kommentoit Facebook –sivullamme/Instagram -tilillämme tai seuraat Instagram -tiliämme, käsittelemme tietojasi yhdessä kerätäksemme kävijätietoja. Tätä kävijätietoa kerätään markkinointitarkoituksiin ja kehittääksemme Facebook/Instagram –sivujamme ja palveluitamme. Lisätietoja Facebook Irelandin henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien oikeusperusteesta, johon Facebook Ireland nojaa, ja tavoista käyttää oikeuksiasi Facebook Irelandia vastaan voit lukea Facebook Irelandin tietokäytännöstä osoitteessa https://www.facebook.com/about/privacy. 

 

Olemme LinkedIn Irelandin kanssa yhteisrekisterinpitäjiä LinkedIn sivumme osalta. Olemme tehneet LinkedIn Irelandin kanssa Page Insight yhteisrekisterinpitäjä -lisäsopimuksen (https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum) määrittääksenne tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden noudattamista koskevat vastuumme yhteiskäsittelyymme liittyen. Olemme sopineet, että meidän ja LinkedIn Irelandin välillä LinkedIn Ireland on velvollinen mahdollistamaan tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksiesi toteuttamisen LinkedIn säilyttämiin henkilötietoihisi liittyen. LinkedIn Irelandin ja heidän tietosuojavastaavansa yhteystiedot sekä tiedot LinkedIn Irelandin henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien keinoista käyttää oikeuksiasi LinkedIn Irelandia kohtaan ovat saatavilla LinkedIn Irelandin tietosuojakäytännöstä osoitteessa https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy. Kun vierailet, tykkäät tai kommentoit LinkedIn –sivullamme, käsittelemme tietojasi yhdessä kerätäksemme kävijätietoja. Tätä kävijätietoa kerätään markkinointitarkoituksiin ja kehittääksemme LinkedIn –sivuamme ja palveluitamme. 

9. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi? 

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin olemme keränneet henkilötiedot tai kuin on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme taikka anonymisoimme tiedot, kun ne eivät ole enää tarpeellisia siihen tarkoitukseen, jota varten olemme ne keränneet. Huomioimme säilytysajoissa lakisääteiset kanneajat ja säilytämme siten asiakas- tai yhteistyötietoja vähintään kolme vuotta ja enintään kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä. 

Markkinointiin käytettäviä tietoja säilytämme kunnes 

  • kiellät tietojesi käytön markkinointitarkoituksiin, 

  • peruutat uutiskirjeemme tai antamasi suostumuksen, tai  

  • päivittäessämme tietojasi havaitsemme, että tietosi ovat virheelliset tai tehtäväsi tai asemasi ovat muuttuneet siten, ettei palvelumme enää liity tehtäviisi.  

10. Kuinka varmistamme tietoturvan henkilötietojesi käsittelyssä? 

Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Säilytämme henkilötietojasi paperisessa ja digitaalisessa muodossa.  

Paperiaineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on ainoastaan nimitetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn oikeutetuilla henkilöillä. Digitaaliset aineistot ovat suojatuilla palvelimilla ja aineistoihin on pääsy vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tavitsevat tietoja tehtävissään.  

11. Mitä oikeuksia sinulla on? 

Oikeuksiesi käyttämiseksi voit olla yhteydessä valmentajat@energiavalmennus.fi. 

Oikeus saada pääsy tietoihin 

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä. 

Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä. 

Oikeus tietojen poistamiseen 

Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos: 

  • henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; 

  • peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; 

  • vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin; 

  • olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai 

  • henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos: 

  • kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi; 

  • käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista; 

  • emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai  

  • olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö oikeutetut perusteemme vastustamisesi perusteet. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos: 

  • suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja 

  • käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutetun etumme perusteella suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. 

Lisäksi sinulla on aina oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely suoramarkkinointia varten ja peruuttaa mahdollisen blogimme tilaus. Sähköisen suoramarkkinoinnin, asiakaskirjeen ja blogin lähettämisen voit estää klikkaamalla viesteissä olevaa linkkiä ”Poista minut kaikilta postituslistoilta”. 

Oikeus peruuttaa suostumus 

Sinulla on oikeus peruuttaa milloin tahansa antamasi suostumus henkilötietojesi käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksesi perusteella ennen sen peruuttamista suorittamamme käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).